Si no tenemos un plan ¿cómo accionamos de manera coherente todas las tareas que creemos debemos hacer, pero aún peor, cómo identificamos nuestras tareas, nuestros objetivos?
En esta oportunidad queremos escribir sobre la Planificación Estratégica en la Industria de Reuniones y Gerencia de Asociaciones y es nuestro interés que puedan llevarse un pantallazo de cómo lograr hilvanar un plan de desarrollo para sus proyectos.
Lo primero es poder entender ¿cuál es la situación de su organización, hacia dónde se dirige, cuál es el verdadero estado de su estructura y cuál es el motivo que les impulsa a hacer las acciones que realiza o por qué no han logrado hacer otras? En palabras más técnicas, estamos hablando de un análisis situacional.
Si su organización no tiene una misión, una visión y valores, es tiempo de poder establecerlos así cómo sus metas a largo plazo y los planes de acción para lograrlas.
Debemos definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo, donde hay que incorporar a los individuos o grupos a quién impacta cada uno de estos, en un ejercicio para reconocer cuáles son las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA) y a partir de allí comenzar a planificar acciones que conviertan todas esa áreas en Fortalezas.
Dicho esto, cada una de esas acciones deben ser organizadas de tal manera que puedan identificarse los niveles de factibilidad, recursos necesarios, presupuestos y márgenes de tiempo. Estás proyecciones deben claramente identificar responsables y tiempos de ejecución. Importante poder mantenerse activo en su comunidad o mercado para entender cuáles son los factores externos a su organización que pueden afectar sus objetivos e irlos adecuando de manera acorde. Los planes estratégicos no están escritos en piedra, pero tampoco pueden desviarse tanto de su meta a largo plazo pues todos los objetivos de corto y mediano plazo forman parte del proceso para alcanzar esta. Siempre deben revisar y adecuar el plan.
Una parte importante de un plan estratégico es poder identificar líderes (Champions) que puedan proponer la visión de su organización y que puedan motivar al resto a seguir una línea de acción y cumplir a cabalidad con las acciones acordadas en el tiempo estimado. Si nos demoramos más del tiempo establecido, puede que nuestro plan pierda vigencia y efectividad. Incorporar Indicadores de éxito y celebrar las victorias tempranas mantendrán el entusiasmo de los equipos y será el combustible para seguir adelante.
De acuerdo con nuestra experiencia, un plan estratégico debe ser inclusivo de todos los factores que hacen vida en su organización e incorporarlos en su formulación, no debemos perder de vista la visión y los valores para que sirvan de guía sobre cómo alcanzar la meta. Los valores no se deben sacrificar en el camino a cumplir la visión.
Al momento de decidir hacer un plan estratégico es importante contratar profesionales en este tema para que los ayuden a organizar todo el proceso; en el caso de asociaciones sin fines de lucro donde las estructuras son en su mayoría conformadas por voluntarios, es vital tener recursos con conocimiento que puedan ayudarles a implementar todo el plan. Es bueno denotar que muchos de los Eventos que vemos de estas organizaciones han sido el resultado de un análisis realizado en algún momento de su historia teniendo en cuenta las metas a largo plazo, así que vale la pena revisar si el propósito de esos Eventos está aún vigente, amerita cambios o simplemente realizar un Realineamiento pues la estrategia cambió.
Los eventos siguen un plan estratégico también, quizás no propiamente en su estructura, pero definitivamente incluido en un plan que lo usa como instrumento para llevar a las metas trazadas en su momento, insistimos que estos deben revisarse para verificar si su valor estratégico sigue vigente o debe ser modificado.
Un plan estratégico es un instrumento muy útil para entender el presente y el futuro que su organización ha trazado, esto permitirá crear valor y crecer en la dirección que creen correcta alineados por la expectativa de sus grupos objetivos o comunidad, sean miembros, participantes, patrocinadores o proveedores.
El solo hecho de tener una organización es producto de un plan, en algún momento alguien se sentó en grupo o solo a planificar su conformación motivada a hechos que ameritaron llenar un vacío, crear una oportunidad o simplemente agrupar individuos por intereses comunes. Ese proceso conlleva estrategia y palabras más o menos obedeció a un plan estratégico.