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Organización de Eventos Online - ¡Más que una plataforma!

CONCEPTO

Un evento requiere de un propósito poniendo a la audiencia en el medio; siempre creando valor para el participante. El diseño conceptual incluye:

· Contenido relevante para la audiencia correcta

· Un propósito definido que agregue valor a la audiencia

· Una estructura financiera sostenible (presupuesto proyectado con ingresos y costos bien dimensionados)

· La tecnología adecuada según el perfil de la audiencia (intereses, profesión, edad, equipamiento, etc.)

· Patrocinadores adecuados para la audiencia, para el proyecto y que agreguen valor.


PERFILAMIENTO

La clave del éxito reside en el diseño del evento, entendiendo ¿cuál es el objetivo y a quién va dirigido? Perfilar su audiencia le garantiza entender a sus participantes...

¿Quiénes son?

¿Qué tipo de contenido desean consumir?

¿Qué tipo de plataformas usa?

¿A través de qué medios se comunica?

¿Qué tipo de dispositivos utiliza?


ARQUITECTURA

El Contenido es el principal criterio usado para asistir a un Evento, esto acompañado de la necesidad de relacionarse entre colegas, con conferencistas, con las empresas. En un Evento online, el contenido es el Rey y prevalece por encima de todo lo demás, por lo tanto debe ser diseñado considerando su valor, tipo de sesiones, duración, tipo de conferencistas. Además debe prestar atención a la forma de consumir ese contenido, debe considerar la interactividad, hacerlo entretenido, incentivar la participación de manera innovadora, entre otros.


MERCADEO

Diseñar campañas promocionales interactivas incluyendo sesiones en vivo para estimular la participación; programadas en el tiempo en la fase previa, durante y posterior al Evento. El perfilamiento de la audiencia es vital para poder diseñar piezas de contenido dirigidas a cada grupo, dependiendo de las plataformas de comunicación utilizadas y los dispositivos desde los que se acceden.


VENTAS

Diseñar planes de patrocinio que involucren a la Industria entendiendo las necesidades comerciales, perfiles de asistentes, presupuestos disponibles e intereses de contenido. Diseñar programas de monetización que permitan vender inscripciones para asistentes de diferentes maneras y formas. Analizar estadísticas de Retorno de Inversión, consumo del contenido, participación activa, entre otras métricas que sirvan como herramientas de soporte y medición a empresas y participantes.


FINANZAS

Diseñar un Plan financiero que incluya presupuesto de costos fijos y variables, flujo de caja y estado de ganancias y pérdidas que proyecten diferentes escenarios que permitan monetizar la actividad para lograr su autogestión financiera. Identificar planes de contingencia financiera que permita mitigar el riesgo del evento.


LOGÍSTICA

Diseñar un plan de operaciones durante el Evento que permita ejecutar todas las acciones necesarias para la realización eficiente, puntual y con la calidad necesaria del proyecto.


TECNOLOGÍA

Identificar diferentes opciones de plataformas tecnológicas integradas que puedan ser utilizadas para alojar el evento según su diseño. (Conferencias en vivo, conferencias pregrabadas descargables, áreas de relacionamiento (networking), escritorio de ayuda y registro, encuestas, votaciones, etc). Utilizar opciones tecnológicas para administrar los contenidos a promocionar en el plan de mercadeo digital de manera automatizada y de acuerdo con el perfilamiento de la audiencia. Analizar las métricas de desempeño necesarias usando software de medición de la efectividad de las campañas de mercadeo, ventas, participación, interacción e involucramiento de participantes y empresas. Sistema de registro online con módulo de pago integrado.


SEGUIMIENTO

Establecer una política de seguimiento posterior al Evento que permita crear y mantener una comunidad activa e involucrada con el concepto/tema o intereses presentados. Dejar contenidos grabados que puedan ser accedidos por los participantes por un período posterior al evento como valor agregado.


REPORTES

Publicar reportes que ayuden a la audiencia y prospectos a entender los logros del evento.


Congrex Americas es una empresa organizadora de eventos con más de 45 años de experiencia en diferentes tipos de Eventos en persona u online. Para más información y ayuda, contáctenos escribiéndonos al panama@congrex.com.pa




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