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EL ARTE DE LOS CONTRATOS EN LA INDUSTRIA DE REUNIONES Y GERENCIA DE ASOCIACIONES

Un contrato es un “pacto o convenio, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas”, según el significado de la Real Academia de la Lengua Española.


En este artículo no queremos dar una cátedra legal sobre contratos, porque no somos expertos legales, pero si queremos dejarles ver ¿por qué? son importantes los contratos en un contexto operativo y desde nuestro sentido común. No queremos analizar los contratos por su legalidad sino por su funcionalidad. Entendemos qué puede haber diferentes tipos de contratos, pero lo que queremos resaltar es que en cualquier relación formal en el ámbito profesional, entre diferentes partes involucradas, debe haber un documento que establezca como se regirá está relación.


Desde que estamos en esta Industria, (32 años en mi caso), los contratos nos han ayudado a poner reglas de funcionamiento de servicios prestados y/o servicios recibidos para alinear expectativas, darle transparencia a un proyecto. Por un momento imagínense estar involucrados en un proyecto donde no hay claridad sobre la responsabilidad, costo, calendario de acciones ni reportes, es decir, un proyecto donde no sabemos quién es responsable de qué acciones, cuándo las tiene que hacer y bajo cuáles especificaciones. Les aseguro que la imagen no es muy bonita cuando lo pienso y por eso, en mi caso, los contratos me han ayudado a organizarme y a entender las responsabilidades de cada involucrado.


En el caso de la Organización Profesional de Eventos y Manejo de Asociaciones, nuestra recomendación es establecer un plan de acción que permita analizar las diferentes propuestas de productos y servicios, seleccionar proveedores y contratar los indicados para poder operar su Proyecto (Evento o Manejo de Asociaciones). En ese orden de ideas es importante solicitar propuestas de proveedores que cumplan con las necesidades específicas de su Proyecto. Una vez recibidas las propuestas debe analizarlas y escoger al proveedor o aliado que cubra (en la propuesta) potencialmente sus expectativas.


Una vez seleccionado el proveedor, redacte sus contratos con responsabilidad, ética, transparencia, claridad, flexibilidad y reciprocidad, las relaciones con proveedores y clientes pueden ser tan buenas como queramos y como errar es de humanos, asegúrese que su contrato estimule hacerlo bien más que penalizar por hacerlo mal. Tenga siempre en mente que del otro lado tiene un potencial aliado y no un enemigo, pero esto no significa que no deba estar protegido contra la negligencia, malas prácticas e incumplimiento de obligaciones. Sin embargo, los contratos deben ser redactados con criterio conciliador, ofrezca la oportunidad de poder corregir errores y siempre ofrezca plazos de tiempo realistas en el cual deben ser enmendados.


Incluya los datos legales de cada parte involucrada incluyendo información de registro, identificación, dirección de operación para ayudar a todos a saber quiénes en realidad son sus contrapartes.


Siempre brinde oportunidad a todas las partes de revisar el contrato con tiempo y así asegurarse que entiendan las cláusulas, que puedan comentar, proponer, corregir, negociar.


Los contratos regulan relaciones formales entre las partes, por lo que es importante existan cláusulas de terminación de estos y que haya reglas claras para evitar que se dañen los intereses de los involucrados, es decir, que favorecer una parte en detrimento de las otras no sea factible. Importante que una vez todas las partes estén de acuerdo, se firmen los originales y copias controladas del Contrato y haga que su plan de operaciones gire alrededor de este. Las responsabilidades, calendario de entregas y precios están dentro de los contratos, esta es su guía de operaciones resumida, es una herramienta para protegerse e imprimir transparencia a los proyectos de Eventos o Gerencia de Asociaciones Sin Fines de Lucro.


En resumen, la fase contractual es vital para el desarrollo de los proyectos por lo tanto deberíamos verla como una herramienta de trabajo necesaria y como una referencia detallada para programar recursos de los proyectos.

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