Un cronograma es un “Calendario de Trabajo” de acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la Lengua y más directo y sencillo no puede resultar este concepto. Ahora bien, ¿por qué es importante tener un Calendario de trabajo o cómo se hace?
Para nosotros los que trabajamos en la industria de reuniones o eventos es de vital importancia poder tener siempre una forma de referencia de dónde estamos con las tareas necesarias para organizar un evento, es decir, vivimos a diario monitoreando nuestro calendario de trabajo o cronograma.
Un cronograma es una guía que explica detalladamente quién hace qué y cuándo, esto está formulado luego de tener un contrato firmado y un plan estratégico para desarrollar actividades cuya meta final sea un Evento o un conjunto de objetivos camino a alcanzar la visión de una Asociación sin fines de lucro.
¿Cómo hacemos un cronograma? Para nosotros la receta debe incorporar principalmente todas las tareas que se derivan del plan operativo del evento o proyecto de la Asociación para poder de manera organizada priorizarlas con responsable y fecha de entrega.
En realidad, hacer el cronograma no es complejo, pero requiere de la formulación de un plan de acciones que deben tener como meta cumplir con la realización del evento o el proyecto de la asociación. La parte más compleja es poder hilvanar de manera coherente cuál acción viene primero y cuál después, allí es donde está la complejidad, pero con ayuda profesional esto no sería un problema.
Tener un cronograma es fundamental para poder medir los recursos necesarios, planificar el tiempo de su equipo y entender el progreso del proyecto. Hoy en día hay herramientas digitales que le ayudan a poder organizar estas tareas, medir los tiempos de ejecución y presentarle un pantallazo de dónde está parado en la organización de su evento o proyecto de su asociación. Generalmente se compone de 3 etapas esenciales; Previo al evento, durante el evento y posterior al evento. En otras palabras, la planificación, la ejecución y finalmente la rendición de cuentas.
También es una herramienta vital para poder medir el desempeño de su equipo, entender si requiere más recursos o si simplemente los tiempos establecidos son realistas o necesita concebir un plan con más tiempo. En caso de no disponer de tiempo suficiente para poder hacer cambios en la fecha de entrega, tendrá que medir la factibilidad del proyecto de acuerdo con su presupuesto (recursos) y ciclo de vida de este.
En resumen, el cronograma es una poderosa herramienta de planificación, factibilidad, operaciones y medición que no debe faltar en la organización de un Evento o de un proyecto de una asociación.