Hace un mes se celebró el 22vo Congreso de la Liga Panamericana de Asociaciones de Reumatología PANLAR en su versión online. Todo un reto para una organización que viene históricamente haciendo sus reuniones de manera presencial a lo largo y ancho del continente y que además tiene una comunidad ávida de interacción, conocimiento, ciencia, entre otros.
Las métricas de participación, el involucramiento de la comunidad reumatológica mundial, la calidad científica presentada, la participación de la industria farmacéutica, el resultado del trabajo de todos los grupos de estudio multidisciplinarios involucrados, son simplemente, un reto y objetivos cumplidos. Sin embargo, esto no sucedió por azar ni de la noche a la mañana, sino que es el resultado de un largo recorrido, donde lo único fortuito fue la pandemia del SARS-COVID19
En esta oportunidad hablaremos de nuestro trabajo con una Asociación sin fines de lucro, La Liga Panamericana de Asociaciones de Reumatología (PANLAR por sus siglas en inglés), un caso de éxito desde el punto de vista de crecimiento y desarrollo.
Iniciamos nuestra relación con PANLAR a través de la Asociación Panameña de Reumatología en 2015. Para entonces un grupo de médicos reumatólogos panameños, habían recibido orgullosamente la responsabilidad de organizar el Congreso PANLAR programado para abril 2016 en la Ciudad de Panamá. Si bien la relación de trabajo inicia con la organización de ese congreso, este fue sólo el primer paso para un proyecto más ambicioso: restructurar la Asociación de acuerdo con una visión para el 2020 y usando el éxito alcanzado con el Congreso en Panamá.
PANLAR cumpliría 75 años y solo hacer un recuento de su historia era ya un gran reto. Sin embargo, ese hito era solamente un punto en el plan estratégico que debíamos ayudar a establecer.
Nuestros servicios de Gerencia de Asociaciones estaban siendo puestos a prueba exigiendo que la planificación estratégica fuese impecable y sincronizada con el Comité Ejecutivo, Consejo Directivo, Asociaciones Miembro y por supuesto con los Grupos de Estudio.
De la mano del Comité Ejecutivo tuvimos que analizar el entorno, establecer un plan de desarrollo lo suficientemente amplio para permitir identificar las áreas de trabajo y un cronograma a 4 años. Todo esto sin abandonar las tareas diarias necesarias para seguir operando administrativa, comercial y comunicacionalmente a PANLAR.
¿Qué necesitábamos? Un plan que incluyera:
Creación de un Plan de Desarrollo
En sus inicios PANLAR se ocupó en crear comunidad, condición esencial para el crecimiento, que con el paso del tiempo fue perfeccionando. Esta comunidad de médicos especialistas en reumatología, años tras año de mucho trabajo, avanzaba con grandes logros científicos brindando oportunidades de intercambio de experiencias, ciencia y conocimiento en el continente. En su momento los líderes de la Asociación comprendieron la importancia de legalizar su constitución, de documentar sus avances y de reglamentar su funcionamiento. Sin embargo, este solo fue un buen comienzo. Para buscar crecimiento debíamos ir más allá; Necesitábamos un método que nos indicara de forma contundente la ruta con alto grado de certeza y alineación. Este plan estratégico de desarrollo incluiría:
ü Direccionamiento: propósito, misión y visión
ü Factores de Éxito: Objetivos específicos, Cultura corporativa hacia el cambio y la innovación, liderazgo potente y visibilidad
ü Medición de Resultados: establecer los indicadores importantes de desempeño (KPI por sus siglas en inglés)
ü Plan de acción: Describir de manera ordenada las tareas a realizar para alcanzar los objetivos según un cronograma y presupuesto.
Diseño y Ejecución de un plan de Comunicación
Los avances de las tecnologías de la comunicación y la globalización han sido las mejores herramientas para PANLAR en mantener esa comunidad unida y activa e informada, pero representa mayores compromisos en su funcionamiento.
La comunicación representa uno de los pilares fundamentales o factores de éxito. Garantizar contenido de calidad, respuestas oportunas, valor agregado a sus miembros y sentido de pertenencia se convertirán entonces en los objetivos de la operación. Esto fue logrado incorporando paulatinamente aliados que los acompañaran en el proceso. “zapatero a su zapato” PANLAR reconoce que junto a un grupo de profesionales en su disciplina aseguraría su funcionamiento. Especialistas en marketing, profesionalización de la secretaría ejecutiva, especialistas contables y financieros, Gerencia de Asociaciones y planes de financiamiento establecidos, son parte de esa receta para el éxito.
Planificación estratégica de cada actividad (nada podía hacerse al azar)
A medida que PANLAR crece, en la misma proporción crecen los compromisos y las necesidades de sus miembros y las asociaciones que la conforman. PANLAR en su caso ha mantenido de manera exitosa el enfoque en lo que se definió como propósito y misión de la organización. Esto permite evaluar los resultados, ajustar medidas, responder a cambios, hacer frente a aspectos legales, financieros y fiscales que beneficien a la organización y al desarrollo. Esto implica acompañamiento de equipos de trabajo o alianzas que apoyen a la directiva en sus expectativas y planes de gobierno. Volvemos a los Pilares o Factores de éxito. La estrategia es un compromiso de todos.
Crear espacios para la Innovación e Investigación Científica
PANLAR ha tenido que ajustar su operación para afrontar las necesidades del crecimiento. Este puede darse si y solo si facilitamos el intercambio, el encuentro, la investigación y la educación, pero no basta con los eventos o actividades tradicionales. La innovación en las formas de cómo nos relacionamos con colegas o integrantes de nuestros grupos de interés sin duda es otro de los pilares fundamentales. PANLAR con un liderazgo potente ha tomado el riesgo de ir agregando más actividades fuera de las tradicionales: comunicación por medio de redes sociales, educación en línea, cursos, desarrollo de guías, revista científica digital entre otras. Cada una de estas iniciativas requiere un manejo profesional e independiente para su óptimo funcionamiento y desarrollo. De igual manera ha creado espacios para que los miembros de la comunidad científica de reumatología puedan presentar sus proyectos de innovación e investigación médico-científica con el único interés de crear tratamientos y terapias que mejoren la calidad de vida de los pacientes, la detección temprana de la enfermedad, estructuras de comunicación, tecnología y otros desarrollos que permitan el crecimiento de la especialidad en la Región.
Relacionamiento con la Industria como aliado
PANLAR valora y atesora la relación con sus aliados por lo que se asegura que todas sus acciones este regidas bajo un código de ética, acuerdo y contratos. Sin duda la industria farmacéutica es el principal aliado para PANLAR. Mientras se cumplían objetivos; en la misma medida la propuesta de valor de PANLAR para sus aliados, cobraría fuerza.
La visión de un futuro compartido, objetivos construidos en conjunto, una comunicación transparente y la constante rendición de cuentas, fortalecen cada vez más los lazos entre Asociaciones y la industria favoreciendo el desarrollo de la especialidad y la calidad de vida de los pacientes.
Crear el “legado” involucrando a otras Asociaciones y Grupos de Pacientes
El propósito debía alinearse con el legado que PANLAR quiere heredar a la membresía y a los pacientes que tratan, en ese sentido identificamos alianzas que fortalecerían la relación médico-paciente y crearía una forma de educar e informar a pacientes a través de eventos destinados para familiares, cuidadores y pacientes expertos en su propia enfermedad. El legado se construye con experiencias que benefician la calidad de vida de estos pacientes y motivándolos a ser entes de información y capacitación a través de una Red de Asociaciones de Pacientes (35 asociaciones) de la mano de la experiencia de Creaky Joints y con el empuje característico de los grupos de estudio de PANLAR. Facilitar este espacio común es parte del desarrollo y crecimiento de la Asociación y la especialidad.
Creación de paquetes de reportes para rendir cuentas
Sin duda esta última condición esencial será parte del éxito de cualquier organización y PANLAR no es la excepción. #panlarsomostodos y todos queremos saber de qué somos parte. Me atrevo a decir que PANLAR hace siempre un gran esfuerzo en fortalecer y divulgar las reglas del juego para todos por igual. Esto se refleja en Acuerdos de entendimiento con todos los grupos de interés, en llamados o comunicaciones individuales o masivas a todos los países miembros para anunciar cualquier proyecto o iniciativa. PANLAR se asegura de seguir estrictamente sus estatutos y reglamentos que garantizan equidad. Gran parte del funcionamiento cotidiano y la operación de PANLAR está destinada a la rendición de cuentas. La preparación de reportes, balances o estados financieros son obligatorios e innegociables. De la misma manera exige la rendición de cuentas a todos los que de alguna forma hacen vida dentro de la organización.
Más que un servicio, una vocación
La Gerencia de Asociaciones no es un servicio aislado, es un programa que busca crear estructuras sostenibles y espacios estratégicamente diseñados con propósito definido y objetivos claros que permiten a estas organizaciones funcionar de manera flexible, dinámica, responsable, transparente y eficiente persiguiendo su crecimiento y pleno desarrollo; estos últimos son una meta volante pues siempre habrá nuevos niveles a donde llegar.
SOBRE LA AUTORA
Cinthya Uzcátegui es Economista con un MBA con énfasis en Finanzas y Alta Gerencia; tiene más de 10 años de experiencia en manejo de asociaciones internacionales, ONG´s y Fundaciones de interés privado. Profesional familiarizada con equipos multidisciplinarios y multiculturales, sensibilizada en materia de responsabilidad social empresarial como estrategia de sostenibilidad. Organizadora Profesional de eventos, Directora de Operaciones y Miembro de la Junta Directiva de Congrex Americas. Además, representa a Congrex Américas en MPI (Meeting Professionals International) y SumaRSE (Asociación Panameña de Responsabilidad Social)
SOBRE CONGREX AMERICAS
Congrex Americas es una empresa que presta servicios de Gerencia de Asociaciones y Organización Profesional de Eventos en Las Américas desde 1974. Ayudamos a Organizaciones sin Fines de Lucro a su desarrollo y crecimiento con servicios de planificación estratégica, manejo financiero, apoyo secretarial y diseño de programas de educación continua incluyendo eventos con propósito y sostenibles. En Congrex Americas creamos oportunidades para la comunicación, colaboración, educación y crecimiento.
