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4 cualidades necesarias para seleccionar una Empresa Organizadora de Eventos

EVENTOS ONLINE

Usted tiene que organizar un evento y no sabe por dónde empezar. Probablemente usó Google y preguntó ¿Cómo organizar un evento? Las guías a las que pudo acceder solo le crearon más preguntas o le dieron una larga lista de tareas para las que Usted no tiene tiempo ni la experiencia para realizarlas.

Luego de su búsqueda, concluyó que necesita ayuda y ahora quiere saber ¿a quién y cómo contratar para que le ayude?

Aquí le presentamos una guía práctica sobre cómo buscar esa ayuda y cuáles son las cualidades que debería tener esa empresa. Seguramente le ayudará...


  1. La empresa que le ayude debe apoyarle a identificar el propósito y el formato del evento. Estas cualidades son importantes para que su evento tenga el concepto adecuado:

  • Conocimiento sobre conceptualización de eventos y cómo crear contenido relevante que le de valor a la audiencia

  • Experiencia en creación de estructuras financieras sostenibles (presupuesto proyectado con ingresos y costos bien dimensionados)

  • Actualizado sobre las tendencias tecnológicas adaptables a la audiencia (intereses, profesión, edad, equipamiento, etc.)

  • Habilidad para diseñar planes de ventas de patrocinios adecuados a la audiencia, al proyecto y que agreguen valor

  • Entendimiento sobre mercadeo digital para crear el plan adecuado que se adapte a las tendencias, la audiencia y los patrocinadores


2. Una vez diseñado el concepto, es importante que su aliado tenga la estructura y conocimiento para encargarse de ejecutar toda la logística del evento, incluyendo:

  • Idoneidad para la organización de eventos y experiencia comprobada en gerencia de proyectos.

  • Flexibilidad en la prestación del servicio con responsabilidad y puntualidad (accountability).

  • Procesos confiables, eficientes, dinámicos y transparentes de registro con habilitación de pago en línea.

  • Acceso a tecnología de punta para el manejo de tareas y reportes concisos y claros.

  • Conocimiento de la cadena de valor para la consolidación de proveedores con experiencia y calidad.

  • Infraestructura de soporte durante el evento.

3. La empresa organizadora de eventos debe conocer las tendencias de mercadeo y ventas digitales, debe poder acompañarle delineando una estrategia que se adapte a su proyecto, incluyendo:

  • Entendimiento del proceso de Mercadeo Digital de acuerdo con las tendencias actuales

  • Habilidad para el diseño de la promoción del programa del evento

  • Experiencia en relacionamiento comercial para identificar e involucrar a los patrocinadores potenciales del Evento en la generación de contenido y alianzas comerciales

  • Conocimiento y habilidad para la venta de los planes de patrocinios apoyándose en tendencias digitales y uso de tecnología

  • Pericia en el establecimiento del plan comunicacional del Evento para apoyar el Plan de Mercadeo y Ventas

  • Conocimiento de plataformas de eventos online que le ayuden a escoger la más idónea para su evento, hay muchas opciones adaptables que pueden funcionar a su medida

4. La columna vertebral de un evento son las finanzas y es importante que su aliado posea los conocimientos prácticos que le permita establecer un plan financiero que incluya proyecciones y escenarios que ayuden a prever contingencias. Las habilidades necesarias para apoyarle incluyen:


  • Entendimiento del concepto de financiamiento de eventos incluyendo el diseño de presupuesto y análisis de ingresos y costos

  • Experiencia en el manejo del flujo de caja y estado de ganancias y pérdidas

  • Infraestructura financiera con procesos auditables transparentes y reportes claros que le permitan mitigar el riesgo de su proyecto

SI USTED ES ESTE...

Asistió a un Congreso Internacional y en la Asamblea de la Asociación, por unanimidad eligen a su país como sede del próximo Evento en 2021, Usted es la única persona de su país en esa Asamblea y le asignan la responsabilidad de organizarlo, pero Usted no tiene experiencia. ¿Qué hace?

Busca ayuda al regresar al país y no sabe por dónde empezar. Tiene más preguntas que respuestas y casi a punto de entrar en pánico decide hacer consultas con sus colegas y en Internet, pero no sabe qué cualidades buscar y ni siquiera sabe si existe la ayuda que Usted necesita.

La solución es buscar una empresa organizadora de eventos con experiencia y soluciones que se adapten a sus necesidades y las circunstancias actuales; ayudándolo a desarrollar un proyecto factible que cumpla con los lineamientos de la Asociación Internacional y un plan estratégico que le ayude a ser exitoso.


CONGREX AMERICAS

Empresa organizadora de eventos y gerencia de asociaciones sin fines de lucro con más de 45 años de experiencia en Las Américas, creando oportunidades de comunicación, colaboración, educación y crecimiento. Localizada en la Ciudad de Panamá, ha organizado más de 300 eventos en Latinoamérica, apoyando a clientes corporativos, asociativos y gubernamentales.



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